Księga gości

• Dzień - Typ danych: Data w kolumnie kalendarza, domyślna szerokość: 100 pikseli. Ta kolumna zawiera informacje o dniu, w którym odbywa się zapis w księdze gości.

• Wejście - Typ danych: Tekst, domyślna szerokość: 70 pikseli. Kolumna ta zawiera informację o godzinie wejścia osoby do obiektu.

• Wyjście - Typ danych: Data w kolumnie kalendarza, domyślna szerokość: 150 pikseli. W tej kolumnie znajduje się informacja o dacie i godzinie wyjścia osoby z obiektu.

• Kontrahent - Typ danych: Tekst, domyślna szerokość: 200 pikseli. Kolumna ta zawiera dane na temat kontrahenta lub firmy, do której osoba należy.

• Nazwisko i imię - Typ danych: Tekst, domyślna szerokość: 200 pikseli. Ta kolumna zawiera imię i nazwisko osoby odwiedzającej obiekt.

• Uwagi - Typ danych: Tekst, domyślna szerokość: 250 pikseli. W tej kolumnie można umieścić dodatkowe uwagi lub informacje na temat osoby odwiedzającej.

• Zapisał - Typ danych: Tekst, domyślna szerokość: 150 pikseli. Kolumna ta zawiera informacje o użytkowniku, który zarejestrował wpis w księdze gości.

• Data zapisu - Typ danych: Data w kolumnie kalendarza, domyślna szerokość: 150 pikseli. W tej kolumnie znajduje się data i godzina zapisania wpisu w księdze gości.

• Nr referencyjny - Typ danych: Tekst, domyślna szerokość: 150 pikseli. Kolumna ta zawiera numer referencyjny powiązany z wpisem w księdze gości.

Centralna i szczegółowa ewidencja gości jako fundament bezpieczeństwa

Podstawą funkcjonalności „Księga gości” w programie VSS.net jest stworzenie centralnego, cyfrowego rejestru wszystkich wizyt. Po wejściu w tę sekcję, użytkownik (np. pracownik recepcji lub ochrony) uzyskuje dostęp do przejrzystego zestawienia, które domyślnie prezentuje wszystkie wizyty z ostatnich 30 dni. Każdy wpis w księdze to szczegółowy rekord, który zawiera znacznie więcej informacji niż tradycyjny, papierowy odpowiednik. System precyzyjnie rejestruje nie tylko imię i nazwisko gościa, ale również dokładną datę i godzinę jego wejścia oraz wyjścia, nazwę reprezentowanej przez niego firmy (kontrahenta), a także cel wizyty i osobę kontaktową wewnątrz organizacji.

Taki poziom szczegółowości danych jest fundamentem dla budowy bezpiecznego środowiska. W każdej chwili można precyzyjnie określić, kto aktualnie przebywa na terenie zakładu, kogo odwiedza i w jakim celu. Możliwość dodawania dodatkowych uwag, na przykład numeru rejestracyjnego pojazdu gościa czy numeru jego dowodu tożsamości, jeszcze bardziej uszczelnia system kontroli. Co niezwykle istotne, każdy wpis jest opatrzony informacją o tym, który użytkownik systemu i kiedy go dokonał, co tworzy pełną i niepodważalną ścieżkę audytową. Taka transparentność i kontrola są niemożliwe do osiągnięcia przy użyciu metod manualnych.

Aktywne zarządzanie wizytą podnosi standard obsługi

Nowoczesna księga gości to nie tylko pasywny rejestr, ale aktywne narzędzie do zarządzania całym procesem wizyty. Program Studio VSS.net, tworzony przez SoftwareStudio, wyposaża użytkowników w dwa kluczowe polecenia, które znacząco usprawniają obsługę gości. Pierwszym z nich jest funkcja „Przepustka”, która pozwala na błyskawiczne wygenerowanie i wydrukowanie profesjonalnej, spersonalizowanej przepustki dla każdej odwiedzającej osoby. Dokument ten może zawierać wszystkie niezbędne informacje, takie jak dane gościa, cel wizyty, nazwisko gospodarza spotkania oraz datę i godzinę wejścia, stanowiąc oficjalne upoważnienie do poruszania się po obiekcie.

Drugim, równie ważnym narzędziem, jest polecenie „Wyjście”. Za jego pomocą pracownik recepcji może jednym kliknięciem zarejestrować dokładny czas opuszczenia obiektu przez gościa. Ta prosta czynność ma ogromne znaczenie z punktu widzenia bezpieczeństwa – w przypadku sytuacji awaryjnej, na przykład ewakuacji, system natychmiast dostarcza precyzyjną listę osób, które wciąż znajdują się na terenie firmy. Ponadto, precyzyjne monitorowanie czasu pobytu gości może być wykorzystywane do celów analitycznych i raportowych, na przykład do rozliczania czasu pracy zewnętrznych serwisantów.

Łatwy dostęp do danych i pełna historia wizyt

Cyfrowy charakter księgi gości otwiera zupełnie nowe możliwości w zakresie dostępu do informacji i jej analizy. W przeciwieństwie do papierowych rejestrów, których przeszukiwanie jest czasochłonne i często bezowocne, system VSS.net oferuje zaawansowane funkcje sortowania i filtrowania. Użytkownik może w kilka sekund odnaleźć wizytę konkretnej osoby, wyświetlić wszystkich gości danego kontrahenta z ostatniego miesiąca czy sprawdzić historię odwiedzin u konkretnego pracownika. Możliwość eksportu danych do formatu Excel pozwala z kolei na tworzenie niestandardowych raportów i zestawień na potrzeby działów administracji, bezpieczeństwa czy HR.

Co więcej, program oferuje dedykowany widok „Księga gości historia”, który pozwala na przeglądanie i analizowanie pełnego archiwum wizyt, bez ograniczenia do ostatnich 30 dni. Dostęp do kompletnej i łatwo przeszukiwalnej historii ma nieocenioną wartość w przypadku konieczności wyjaśnienia jakichkolwiek incydentów, audytów bezpieczeństwa czy po prostu weryfikacji przeszłych spotkań biznesowych.

Integracja z systemem dokumentacji cyfrowej dopełnia obrazu

Podobnie jak inne moduły programu Studio VSS.net, również „Księga gości” jest w pełni zintegrowana z systemem zarządzania dokumentacją. Do każdego wpisu w księdze można w prosty sposób dołączyć dodatkowe notatki, komentarze czy pliki. Recepcjonista może na przykład dodać uwagę o nietypowym zachowaniu gościa lub załączyć skan pozostawionego przez niego dokumentu. Możliwość dodawania zdjęć pozwala z kolei na wizualną identyfikację gości lub dokumentację wnoszonego przez nich sprzętu. Wszystkie te informacje są bezpiecznie przechowywane w jednym miejscu i powiązane z konkretną wizytą, co tworzy kompletny i wielowymiarowy obraz każdego zdarzenia. W ten sposób cyfrowa księga gości staje się nie tylko narzędziem ewidencyjnym, ale kompleksową platformą do zarządzania bezpieczeństwem i relacjami z otoczeniem biznesowym firmy.