Embedded Files
Spis treści
Historia odpraw celnych
Historia odpraw celnych
W świecie międzynarodowej logistyki, gdzie każda dostawa jest obwarowana szeregiem regulacji i wymogów formalnych, archiwizacja danych nie jest jedynie dobrą praktyką, ale obowiązkiem prawnym i fundamentem efektywnego zarządzania. Dla agencji celnych, które każdego dnia przetwarzają setki dokumentów i koordynują dziesiątki transportów, dostęp do precyzyjnej i kompletnej historii operacji jest niezbędny. Pozwala on nie tylko na sprawne przeprowadzanie audytów i kontroli, ale również na analizę historycznych danych w celu identyfikacji wąskich gardeł, optymalizacji procesów i podnoszenia jakości świadczonych usług. Tradycyjne, papierowe archiwa lub rozproszone pliki cyfrowe często uniemożliwiają szybkie dotarcie do potrzebnych informacji, generując straty czasu i ryzyko błędów.
Dlatego nowoczesne systemy informatyczne, takie jak Studio VSS.net, kładą tak duży nacisk na funkcjonalności związane z historią operacji. Moduł „Historia odpraw – Zakończone dostawy”, stworzony przez firmę SoftwareStudio z myślą o agencjach celnych, to potężne narzędzie, które przekształca archiwalne dane w cenne źródło wiedzy biznesowej. Funkcjonalność ta pozwala nie tylko na bezpieczne przechowywanie informacji o wszystkich zrealizowanych transportach, ale również na ich błyskawiczne przeszukiwanie, filtrowanie i analizowanie. Dzięki temu agencja celna zyskuje pełną transparentność swoich działań, co jest nieocenione zarówno w codziennej pracy, jak i przy podejmowaniu strategicznych decyzji rozwojowych.
Jak funkcja Historii odpraw w Studio VSS.net wspiera audyt i optymalizację procesów celnych?
Jak funkcja Historii odpraw w Studio VSS.net wspiera audyt i optymalizację procesów celnych?
Funkcjonalność "Historia odpraw - Zakończone dostawy" w roli "Agencja Celna" dotyczy śledzenia historii i szczegółów zakończonych dostaw. Obejmuje informacje na temat dostaw, które zostały zakończone i przeszły proces odpraw przez agencję celna. Poniżej przedstawiam opis tej funkcjonalności:
Opis: W ramach tej funkcjonalności, użytkownicy z roli "Agencja Celna" mogą przeglądać historię dostaw, które zostały zakończone i przeszły proces odpraw celnych. Dostęp do tych informacji pozwala na monitorowanie, dokumentowanie i utrzymywanie odpowiednich danych dotyczących dostaw, które zostały zakończone i obsłużone przez agencję celna.
Szczegóły dostawy: Zestawienie "Historia odpraw - Zakończone dostawy" zawiera następujące informacje o zakończonych dostawach:
Numer zamówienia: Unikalny numer identyfikujący konkretne zamówienie lub dostawę.
Dzień: Data, w której dostawa została zakończona.
Od: Czas rozpoczęcia zakończonej dostawy.
Do: Czas zakończenia dostawy.
Numer auta: Numer rejestracyjny lub identyfikacyjny pojazdu dostawczego.
Kierowca: Imię i nazwisko kierowcy przypisanego do dostawy.
Telefon do kierowcy: Numer telefonu kontaktowego do kierowcy.
Zapisał: Informacja o osobie, która zarejestrowała lub wprowadziła dane dotyczące zakończonej dostawy.
Nr referencyjny: Numer referencyjny, który może być używany do dalszego identyfikowania dostawy.
Funkcje dostępne dla użytkownika:
Przeglądanie historii zakończonych dostaw z informacjami szczegółowymi.
Możliwość filtrowania dostaw na podstawie różnych kryteriów, takich jak data czy numer zamówienia.
Opcja wyświetlenia pełnych szczegółów każdej zakończonej dostawy.
Dodawanie uwag lub notatek dotyczących zakończonych dostaw, co pozwala na uwzględnienie dodatkowych informacji.
Generowanie wydruku lub dokumentu z informacjami o zakończonych dostawach w celu dokumentacji lub archiwizacji.
Dzięki tej funkcjonalności, agencja celna może śledzić i zarządzać historią zakończonych dostaw, co pomaga w utrzymaniu przejrzystości i efektywności procesów związanych z odprawami celno-skarbowymi.
Kolumny w tabeli
Kolumny w tabeli
Kat. (Kategoria): Typ danych w kolumnie to "Text". Kolumna zawiera informacje dotyczące kategorii dostawy lub zamówienia. Może to być przykładowo oznaczenie typu towaru lub rodzaju dostawy.
Numer Load Plan (Numer planu załadunku): Typ danych w kolumnie to "Text". Ta kolumna zawiera numer planu załadunku, który jest przypisany do danej dostawy lub zamówienia.
Dzień: Typ danych w kolumnie to "Calendar". Kolumna przedstawia datę zakończenia dostawy lub zamówienia.
AC Od (Agencja Celna Od): Typ danych w kolumnie to "Calendar". Kolumna zawiera datę rozpoczęcia procesu odprawy celnej w agencji celnej dla danej dostawy.
AC Do (Agencja Celna Do): Typ danych w kolumnie to "Calendar". Kolumna przedstawia datę zakończenia procesu odprawy celnej w agencji celnej dla danej dostawy.
Kontrahent: Typ danych w kolumnie to "Text". Kolumna zawiera informacje o kontrahencie lub firmie, dla której została wykonana dostawa lub zamówienie.
Przewoźnik / Transport: Typ danych w kolumnie to "Text". Kolumna przedstawia informacje dotyczące przewoźnika lub rodzaju transportu użytego do dostarczenia towaru.
Asortyment: Typ danych w kolumnie to "Text". Kolumna zawiera informacje o asortymencie towarów lub produktów, które były częścią danej dostawy lub zamówienia.
Nr zamówienia: Typ danych w kolumnie to "Text". Kolumna zawiera numer zamówienia związany z daną dostawą lub zamówieniem.
Nr referencyjny: Typ danych w kolumnie to "Text". Kolumna przedstawia numer referencyjny lub identyfikacyjny, który można wykorzystać do dalszego identyfikowania danej dostawy lub zamówienia.
Pełna i szczegółowa historia zakończonych dostaw w jednym miejscu
Pełna i szczegółowa historia zakończonych dostaw w jednym miejscu
Funkcjonalność „Historia odpraw” daje użytkownikom z roli „Agencja Celna” natychmiastowy wgląd w archiwum wszystkich dostaw, które zostały pomyślnie zakończone i przeszły przez proces odprawy celnej. Prezentowane zestawienie to nie tylko sucha lista numerów, ale szczegółowy zapis każdej operacji. W standardowym widoku użytkownik znajdzie takie informacje jak unikalny numer zamówienia, datę i dokładny czas zakończenia dostawy (w formacie od-do), numer rejestracyjny pojazdu, dane kierowcy wraz z numerem kontaktowym, a także informację o osobie, która wprowadziła dane do systemu. Taka kompletność danych jest niezwykle ważna z perspektywy audytu i rozliczalności.
Co więcej, tabela z historią odpraw zawiera również bardziej specjalistyczne dane, które są kluczowe dla analizy procesów celno-logistycznych. Użytkownik ma dostęp do numeru planu załadunku (Load Plan), kategorii dostawy, danych kontrahenta i przewoźnika oraz szczegółowego opisu asortymentu. Niezwykle cenną informacją są również dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia procesu odprawy celnej (pola „AC Od” i „AC Do”), które pozwalają precyzyjnie mierzyć czas trwania tego kluczowego etapu. Dzięki zgromadzeniu tak szerokiego zakresu danych w jednym miejscu, agencja może w kilka chwil odtworzyć pełną historię dowolnej dostawy, bez konieczności przeszukiwania wielu źródeł.
Zaawansowane funkcje filtrowania i sortowania usprawniają pracę z danymi
Zaawansowane funkcje filtrowania i sortowania usprawniają pracę z danymi
Przechowywanie danych to jedno, ale prawdziwa siła narzędzia tkwi w możliwościach ich efektywnego przeszukiwania. Funkcjonalność historii w Studio VSS.net została wyposażona w szereg standardowych, ale niezwykle przydatnych funkcji, które znacząco ułatwiają pracę z dużymi zbiorami informacji. Użytkownik może w prosty sposób filtrować listę dostaw na podstawie dowolnego kryterium, takiego jak data, numer zamówienia, kontrahent czy numer rejestracyjny pojazdu. Wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na komórkę z interesującą nas wartością i wybrać opcję filtrowania, a system natychmiast wyświetli tylko pasujące rekordy.
Równie proste i intuicyjne jest sortowanie danych. Użytkownicy mogą porządkować tabelę według dowolnej kolumny, w kolejności rosnącej lub malejącej, co pozwala na szybkie znalezienie potrzebnych informacji, na przykład najstarszej lub najnowszej dostawy. Dla celów raportowych i analitycznych nieoceniona jest również funkcja eksportu danych do pliku Excel. Dzięki niej, w ciągu kilku sekund można przenieść całe zestawienie do arkusza kalkulacyjnego w celu dalszej, pogłębionej analizy lub przygotowania raportu dla klienta. Te proste, ale potężne narzędzia sprawiają, że praca z archiwalnymi danymi przestaje być uciążliwym obowiązkiem, a staje się efektywnym procesem.
Kontekstowe notatki i załączniki tworzą kompletną dokumentację cyfrową
Kontekstowe notatki i załączniki tworzą kompletną dokumentację cyfrową
Każda dostawa i odprawa celna to unikalny proces, który często wymaga dodania dodatkowych informacji lub załączenia specyficznych dokumentów. Moduł historii w Studio VSS.net doskonale to rozumie, oferując rozbudowane funkcje dodawania notatek, plików i załączników bezpośrednio do rekordów w systemie. Użytkownicy mogą dodawać dowolne komentarze, wyjaśnienia czy wskazówki, które będą widoczne dla wszystkich uprawnionych osób, również na mobilnych kolektorach danych. W ten sposób istotne informacje kontekstowe nie giną w mailach czy notatkach papierowych, ale są trwale powiązane z konkretną operacją.
System pozwala również na dołączanie do rekordów dowolnych plików, takich jak skany dokumentów CMR, faktur, certyfikatów pochodzenia, a także zdjęć dokumentujących stan towaru czy sposób zapakowania. Funkcja ta umożliwia stworzenie kompletnego, cyfrowego archiwum dla każdej odprawy. Co istotne, pliki mogą być organizowane w dedykowane podkatalogi, co utrzymuje porządek w dokumentacji. Dostępna jest również uproszczona metoda dodawania załączników za pomocą mechanizmu „przeciągnij i upuść” (drag & drop). Dzięki temu agencja nie tylko spełnia wymogi formalne, ale również buduje transparentną i łatwo dostępną bazę wiedzy o wszystkich zrealizowanych operacjach.
Funkcje standardowe
Funkcje standardowe
Funkcje standardowe tabeli są dostępne zarówno w pasku narzędziowym ukrytym pod ikoną "hamburgera", jak i w menu kontekstowym, które jest wywoływane przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na tabeli.
Kopiuj tekst zaznaczonej komórki tabeli
Kopiuj tekst zaznaczonej komórki tabeli
Pozwala na skopiowanie zawartości zaznaczonej komórki tabeli i umieszczenie jej w schowku. Skopiowany tekst można następnie wkleić w innym miejscu.
Filtruj dane w tabeli według wartości zaznaczonej komórki. Umożliwia filtrowanie danych w tabeli na podstawie wartości zaznaczonej komórki. Po wybraniu tej funkcji, tabela zostanie przefiltrowana, wyświetlając tylko wiersze zawierające wartość zaznaczonej komórki. Sortowanie natomiast pozwala na uporządkowanie danych według określonych kolumn w kolejności rosnącej lub malejącej, ułatwiając porządkowanie danych i znalezienie potrzebnych informacji.
Pozwala na wyeksportowanie danych z tabeli do pliku Excel. Ten przycisk uruchamia proces eksportu, który umożliwia zapisanie danych tabeli w formacie XLSX lub XLS obsługiwanym przez program MS Excel.
Dodawanie notatek jest przydatną funkcją, która umożliwia dodawanie dodatkowych informacji, komentarzy lub wyjaśnień do dokumentów magazynowych. Uwagi mogą być wykorzystywane do zapisywania istotnych informacji, wskazywania szczegółów lub udzielania wskazówek, co ułatwia zarządzanie danymi i zapamiętywanie istotnych informacji. Informacje te dostępne są w programie dla wszystkich użytkowników i mogą być wyświetlane na mobilnych kolektorach danych (skanerach). W ten sposób użytkownicy komunikują sobie ważne treści dotyczące operacji magazynowych i procesów przyjęcia, wydania, składowania czy inwentaryzacji.
Dodawanie plików dokumentów pozwala na dołączanie plików, takich jak zdjęcia, dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne, itp., bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie. Ta funkcja umożliwia przechowywanie i udostępnianie dodatkowych materiałów związanych z danymi, co ułatwia organizację dokumentów w postaci drzewa katalogów. Fizycznie dla każdego dokumentu tworzony jest podkatalog (folder) gdzie gromadzone są pliki. Użytkownik może samodzielnie dodawać własne foldery gdzie zapisuje dowolne pliki skojarzone z danym dokumentem magazynowym.
Dodawanie załączników do dokumentów pozwala na dołączanie plików, takich jak zdjęcia, dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne, itp., bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie. Ta funkcja umożliwia przechowywanie i udostępnianie dodatkowych materiałów związanych z danymi, co ułatwia organizację dokumentów i zapewnia kompletność informacji w programie. W przeciwieństwie do funkcji PLIKI tutaj załączniki nie są organizowane w dodatkowe foldery, za to użytkownik może dodawać szybko załączniki metodą drag&drop.
Dodawanie zdjęć do dokumentów magazynowych umożliwia dołączanie obrazów bezpośrednio do rekordów w programie. Może to być przydatne na przykład w przypadku kartotek produktów, gdzie można przedstawiać zdjęcia produktów, wizualnie ułatwiając identyfikację i rozpoznawanie przedmiotów. Ponadto załączone zdjęcia do dokumentów mogą dokumentować sposób pakowania towaru, jakość otrzymanych dostaw itp.
Wyświetla zdarzenia zapisane w bazie danych pokazując skojarzone zapisy zmian dotyczące bieżące rekordu, dokumentu czy kartoteki. Może być to historia obrotów asortymentu, kontrahenta czy tez historia zmian danych w bazie.
Google Sites
Report abuse