Skanowanie

Czym jest funkcja "Szybkiej rejestracji" i jak rewolucjonizuje ona procesy na bramie?

Funkcjonalność "Szybka rejestracja" to specjalnie zaprojektowane narzędzie w aplikacji na bramie, którego głównym celem jest maksymalne przyspieszenie procesu wpuszczania i wypuszczania pojazdów z terenu obiektu. Jego działanie opiera się na błyskawicznej identyfikacji transportu za pomocą różnych danych, co stanowi jego ogromną zaletę. Pracownik ochrony może wyszukać dany pojazd, wprowadzając numer referencyjny, numer telefonu kierowcy, numer rejestracyjny pojazdu lub po prostu skanując kod QR z awizacji. Taka elastyczność sprawia, że niezależnie od tego, jakie informacje są w danym momencie najłatwiej dostępne, system pozwala na natychmiastowe odnalezienie odpowiedniego rekordu.

Po zidentyfikowaniu transportu aplikacja wyświetla uproszczony formularz, który pozwala na podjęcie kluczowej decyzji: wpuszczenie pojazdu na teren ("Wjazd") lub zarejestrowanie jego opuszczenia ("Wyjazd"). Zmiana statusu odbywa się za pomocą jednego kliknięcia, a system automatycznie rejestruje dokładną godzinę operacji. Ponadto, każda taka czynność jest powiązana z zalogowanym użytkownikiem, co zapewnia pełną identyfikowalność działań. W rezultacie, proces, który manualnie mógłby trwać kilka minut, zostaje skrócony do kilkunastu sekund, co ma fundamentalne znaczenie przy dużym natężeniu ruchu.

Jakie informacje gromadzi formularz szybkiej rejestracji?

Mimo że proces jest niezwykle szybki, formularz "Szybkiej rejestracji" dostarcza pracownikowi bramy kompleksowego zestawu informacji, pozwalając na pełną weryfikację transportu. W centralnej części formularza znajdują się dane identyfikacyjne, takie jak "Numer awizo" oraz "Numer Load Plan", które pozwalają na jednoznaczne powiązanie pojazdu z konkretnym zleceniem w systemie. Ponadto, widoczne są również informacje o kontrahencie i przewoźniku, co umożliwia szybkie potwierdzenie, że dany transport jest oczekiwany. Dostęp do tych danych w jednym miejscu eliminuje konieczność przełączania się między różnymi systemami czy dokumentami.

Formularz zawiera również szczegółowe dane dotyczące samego pojazdu i ładunku, co jest istotne z perspektywy dalszych operacji logistycznych. Pracownik widzi "Numer ciągnika", "Numer naczepy" lub "Numer kontenera", a także informacje o przewożonym asortymencie i liczbie palet. Dzięki temu może on nie tylko zweryfikować zgodność danych, ale również podjąć wstępne decyzje, na przykład dotyczące skierowania pojazdu do odpowiedniej strefy magazynu. Niezwykle pomocne są również informacje kontaktowe, takie jak "Kierowca" i jego "Numer telefonu", które ułatwiają komunikację w przypadku jakichkolwiek nieprzewidzianych sytuacji.

Kolejnym ważnym elementem, który podkreśla zaawansowanie tego narzędzia, jest możliwość zarządzania dokumentacją cyfrową. Pole "Załączniki" pozwala na szybki podgląd i dodawanie skanów lub innych plików powiązanych z danym transportem. Całość uzupełnia pole "Uwagi", gdzie mogą być zapisywane dodatkowe, niestandardowe informacje. Tak kompleksowe podejście, zaimplementowane w oprogramowaniu od SoftwareStudio, sprawia, że pracownik bramy dysponuje pełnym kompendium wiedzy o każdym pojeździe, co pozwala mu podejmować świadome i trafne decyzje.

Dlaczego automatyzacja i audytowalność są tak istotne w zarządzaniu bramą?

Jednym z najważniejszych aspektów funkcjonalności "Szybka rejestracja" jest wysoki stopień automatyzacji. System nie tylko przyspiesza sam proces, ale również samodzielnie dba o precyzyjne rejestrowanie kluczowych danych. Jak już wspomniano, po wybraniu statusu "Wjazd" lub "Wyjazd", aplikacja automatycznie zapisuje dokładny czas operacji oraz identyfikator pracownika, który ją wykonał. Eliminuje to ryzyko pomyłek wynikających z ręcznego wprowadzania danych i zwalnia personel z obowiązku prowadzenia papierowych ewidencji, pozwalając mu skupić się na faktycznej kontroli ruchu.

Ta automatyzacja prowadzi bezpośrednio do kolejnej fundamentalnej korzyści, jaką jest pełna audytowalność. Każda zarejestrowana operacja wjazdu i wyjazdu jest trwale zapisywana w historii systemu, tworząc szczegółowy i wiarygodny dziennik zdarzeń. Taka cyfrowa ścieżka audytu jest nieoceniona z perspektywy bezpieczeństwa, umożliwiając monitorowanie aktywności na terenie obiektu i szybkie wyjaśnianie ewentualnych nieprawidłowości. Jest to również bogate źródło danych do analizy wydajności procesów logistycznych, na przykład czasu oczekiwania pojazdów przed bramą czy średniego czasu obsługi.

Proces kończy się świadomym potwierdzeniem zgody na wjazd pojazdu poprzez użycie polecenia "WYRAŻAM ZGODĘ NA WJAZD". Ten z pozoru drobny element jest w rzeczywistości cyfrowym odpowiednikiem formalnej akceptacji, który zamyka procedurę weryfikacyjną i stanowi ostateczne potwierdzenie dopełnienia wszystkich formalności. Dzięki takiemu rozwiązaniu, program Studio VSS.net nie tylko usprawnia operacje, ale również wprowadza nowy standard kontroli i dokumentacji, który jest niezbędny w nowoczesnym i dynamicznym środowisku logistycznym.