Nowa awizacja

Dlaczego ustrukturyzowany formularz jest lepszy od wiadomości e-mail?

Poleganie na wiadomościach e-mail lub komunikatorach w celu awizowania dostaw jest praktyką obarczoną wysokim ryzykiem. W tego typu komunikacji bardzo łatwo o pomyłki, literówki czy pominięcie istotnych informacji, takich jak numer rejestracyjny pojazdu czy dokładna liczba palet. W rezultacie, pracownik logistyki musi poświęcać cenny czas na dopytywanie, wyjaśnianie i uzupełnianie brakujących danych, co opóźnia cały proces. Co więcej, informacje zawarte w dziesiątkach różnych wątków mailowych są niezwykle trudne do przeszukiwania i analizowania w sposób systemowy.

Formularz tworzenia nowej awizacji w systemie VSS.net, opracowany przez firmę SoftwareStudio, rozwiązuje te problemy w sposób kompleksowy. Przede wszystkim, jego ustrukturyzowana forma wymusza na użytkowniku podanie wszystkich niezbędnych danych, prowadząc go krok po kroku przez cały proces. Dzięki temu, do systemu trafia zawsze kompletny i spójny zestaw informacji. Ponadto, formularz ten jest inteligentny – wiele pól, takich jak „Rodzaj awizacji” czy „Rodzaj transportu”, to listy wyboru, których zawartość jest pobierana bezpośrednio ze zdefiniowanych wcześniej skorowidzów systemowych. To gwarantuje, że używane nazewnictwo jest jednolite w całej organizacji, co ma ogromne znaczenie dla jakości danych i wiarygodności późniejszych raportów.

Jakie informacje są niezbędne do prawidłowego zgłoszenia dostawy?

Formularz dopisania nowej awizacji w VSS.net został logicznie podzielony na trzy sekcje, z których pierwsza, zatytułowana „AWIZO”, dotyczy szczegółów samego zlecenia. Proces rozpoczyna się od wyboru obiektu oraz magazynu, do którego kierowany jest transport. Następnie użytkownik musi podać szereg fundamentalnych informacji, które pozwolą systemowi i pracownikom magazynu odpowiednio przygotować się na przyjęcie dostawy. Należą do nich między innymi dane kontrahenta, rodzaj awizacji (np. dostawa, odbiór), numer powiązanego zamówienia SAP, a także szczegóły dotyczące samego ładunku: asortyment, liczba i rodzaj palet oraz informacja, czy są one piętrowalne.

Jednym z najważniejszych elementów w tej sekcji jest wybór dnia i godziny awizacji. Użytkownik nie wpisuje tu dowolnej wartości, ale wybiera konkretne, dostępne „okienko czasowe” z interaktywnego kalendarza. Ten prosty mechanizm rezerwacji jest sercem całego systemu zarządzania placem (YMS), ponieważ zapewnia, że liczba planowanych operacji jest zawsze dopasowana do realnych możliwości przerobowych ramp załadunkowych. Dzięki temu firma unika chaosu i kolejek, a każda dostawa jest obsługiwana w zaplanowanym, optymalnym czasie, co przekłada się na płynność działania całego magazynu.

Jakie dane dotyczące transportu i kierowcy usprawniają obsługę na miejscu?

Druga sekcja formularza, „TRANSPORT”, koncentruje się na zebraniu szczegółowych informacji o pojeździe i osobie, która będzie realizować dostawę. Dane te są niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa oraz sprawnej obsługi na terenie zakładu. Użytkownik wskazuje tu przewoźnika, a także wprowadza numer rejestracyjny samochodu oraz naczepy. Informacje te mogą być później wykorzystane przez systemy automatycznego rozpoznawania tablic (LPR) do bezobsługowego otwierania szlabanów wjazdowych, co radykalnie skraca czas potrzebny na rejestrację pojazdu.

Ponadto, sekcja ta pozwala na wprowadzenie imienia i nazwiska kierowcy, jego numeru telefonu oraz danych z dokumentu tożsamości. Posiadanie tych informacji z wyprzedzeniem znacząco usprawnia pracę ochrony lub pracowników biura przepustek. W formularzu znajdują się również pola pozwalające na zaznaczenie, czy naczepa lub kontener pozostaną na placu po rozładunku, co jest istotną informacją dla osób zarządzających parkingiem i placem manewrowym. Precyzyjne zebranie tych danych na etapie tworzenia awizacji pozwala uniknąć wielu problemów i nieporozumień już na miejscu.

W jaki sposób system VSS.net ułatwia i przyspiesza wypełnianie formularza?

Mimo że formularz nowej awizacji zbiera bardzo dużo szczegółowych informacji, jego wypełnienie jest szybkie i intuicyjne, dzięki szeregowi inteligentnych udogodnień. Po pierwsze, wiele pól jest uzupełnianych automatycznie – na przykład po wybraniu obiektu, system sam podpowiada dostępne w nim magazyny. Po drugie, pola wyboru, takie jak „Kontrahent” czy „Przewoźnik”, posiadają wbudowaną funkcję dynamicznego wyszukiwania. Wystarczy wpisać zaledwie dwa pierwsze znaki nazwy, a system natychmiast filtruje długą listę, wyświetlając tylko pasujące pozycje.

Cały proces kończy się w sekcji „PODSUMOWANIE”, gdzie użytkownik ma możliwość dodania ewentualnych uwag, a następnie zatwierdza cały dokument jednym kliknięciem przycisku „ZAPISZ”. W ten sposób, w ciągu zaledwie kilkudziesięciu sekund, powstaje kompletny, wolny od błędów i spójny z systemowymi definicjami dokument, który staje się cyfrowym zleceniem dla całego zespołu logistycznego. Ta prostota i efektywność sprawiają, że proces awizacji przestaje być uciążliwym obowiązkiem, a staje się naturalnym i szybkim początkiem każdej operacji logistycznej. W rezultacie, firma zyskuje nie tylko czas, ale przede wszystkim wysokiej jakości dane, które są paliwem dla wszystkich dalszych procesów planowania i optymalizacji.