Transport nieawizowany

Idealny świat logistyki opiera się na precyzyjnym planowaniu, gdzie każdy transport jest awizowany z wyprzedzeniem, a jego przybycie idealnie wpisuje się w harmonogram pracy magazynu. Rzeczywistość biznesowa bywa jednak nieprzewidywalna. Nagłe potrzeby produkcyjne, pilne zlecenia od kluczowych klientów czy nieoczekiwane zmiany w łańcuchu dostaw sprawiają, że transporty nieawizowane są nieuniknionym elementem codziennych operacji. Pojawienie się takiego niezapowiedzianego pojazdu na bramie może wywołać chaos, zdezorganizować pracę i stworzyć poważne wyzwanie dla bezpieczeństwa obiektu. Jak zatem pogodzić potrzebę elastyczności z koniecznością utrzymania porządku i kontroli?

Odpowiedzią jest wdrożenie inteligentnych systemów zarządzania, które potrafią obsługiwać również wyjątki od reguły. Oprogramowanie Studio VSS.net, stworzone przez firmę SoftwareStudio, posiada dedykowaną funkcjonalność „Transport nieawizowany”, która pozwala na sprawne i bezpieczne zarządzanie wjazdem pojazdów bez wcześniejszego zgłoszenia. Zamiast traktować takie sytuacje jako problem, system przekształca je w standardowy, choć odrębny, proces. Dzięki temu personel bramy dysponuje odpowiednimi narzędziami do rejestracji, weryfikacji i wpuszczenia takiego pojazdu na teren zakładu, zachowując przy tym pełną dokumentację i kontrolę nad całym zdarzeniem.

Jak program Studio VSS.net radzi sobie z transportem nieawizowanym?

Funkcjonalność "Transport nieawizowany" dotyczy wjazdu pojazdów na teren obiektu, magazynu lub placu składowego bez wcześniejszego zgłoszenia awizacji. Oznacza to, że pojazdy wjeżdżają na teren nieawizowany, co może wynikać z różnych sytuacji, takich jak nagłe potrzeby transportowe lub sytuacje pilne.

W przypadku tej funkcjonalności, system umożliwia:

Generowanie Przepustki: Użytkownik może generować jednorazową przepustkę w formie dokumentu PDF dla nieawizowanego pojazdu. Przepustka zawiera informacje umożliwiające zidentyfikowanie pojazdu oraz uzasadnienie wjazdu.
Tworzenie Ręcznego Podpisu: Użytkownik ma możliwość utworzenia i zapisania ręcznego podpisu kontrahenta lub osoby odpowiedzialnej za wjazd pojazdu. Ten podpis może stanowić dodatkowe zabezpieczenie i potwierdzenie przyjęcia przepustki.

Funkcjonalność "Transport nieawizowany" jest przydatna w sytuacjach, gdy nie ma możliwości wcześniejszego zgłoszenia awizacji, a konieczne jest umożliwienie pojazdom wjazdu na teren obiektu w sposób elastyczny i dostosowany do aktualnych potrzeb.

Kolumny w tabeli

Dzień: Data, w której pojazd wjechał na teren obiektu bez wcześniejszej awizacji. Typ danych: Kalendarz.
Od: Czas rozpoczęcia okresu, w którym pojazd był nieawizowany. Może to być godzina wjazdu. Typ danych: Tekst.
Do: Czas zakończenia okresu, w którym pojazd był nieawizowany. Może to być godzina wyjazdu. Typ danych: Tekst.
Wyjechał: Data i godzina, w której pojazd opuścił teren obiektu. Typ danych: Kalendarz.
Kontrahent: Nazwa lub identyfikator kontrahenta, do którego pojazd jest powiązany. Typ danych: Tekst.
Opis: Krótki opis lub uzasadnienie dotyczące wjazdu nieawizowanego pojazdu. Typ danych: Tekst.
Nr auta: Numer rejestracyjny pojazdu, który wjechał na teren obiektu. Typ danych: Tekst.
Kierowca: Imię i nazwisko kierowcy pojazdu. Typ danych: Tekst.
Zapisał: Nazwa użytkownika lub osoba odpowiedzialna za zapisanie informacji o transporcie nieawizowanym. Typ danych: Tekst.
Data zapisu: Data i godzina zapisania informacji o transporcie nieawizowanym. Typ danych: Data.
Nr referencyjny: Numer referencyjny lub identyfikator przypisany do tego wpisu w systemie. Typ danych: Tekst.

Jak systemowo zarządzać nieplanowanymi wjazdami?

Funkcjonalność „Transport nieawizowany” w systemie Studio VSS.net to w praktyce cyfrowy protokół postępowania w sytuacjach wyjątkowych. Kiedy na bramie pojawia się pojazd bez aktywnej awizacji, pracownik ochrony lub logistyki nie musi improwizować. Zamiast tego uruchamia w systemie procedurę, która prowadzi go krok po kroku przez proces rejestracji. W dedykowanym formularzu wprowadza wszystkie niezbędne dane, takie jak data i godzina wjazdu, numer rejestracyjny pojazdu, imię i nazwisko kierowcy oraz nazwę kontrahenta, którego transport dotyczy. Co niezwykle istotne, system wymaga podania opisu lub uzasadnienia wjazdu, co zapewnia transparentność i pozwala na późniejszą analizę przyczyn takich sytuacji.

Po wprowadzeniu danych, system umożliwia wykonanie dwóch kluczowych czynności, które formalizują i zabezpieczają cały proces. Pierwszą z nich jest wygenerowanie jednorazowej przepustki w formie dokumentu PDF. Przepustka ta zawiera wszystkie wprowadzone informacje, identyfikując pojazd i uzasadniając jego obecność na terenie obiektu. Jest to nie tylko dokument dla kierowcy, ale również ważny element systemu kontroli dostępu. Drugą, równie ważną funkcją, jest możliwość zebrania ręcznego podpisu od kierowcy lub innej osoby odpowiedzialnej za transport, na przykład na urządzeniu z ekranem dotykowym. Cyfrowy podpis stanowi dodatkowe potwierdzenie przyjęcia warunków wjazdu i stanowi cenny dowód w przypadku jakichkolwiek niejasności.

Pełna ewidencja i możliwości analityczne

Każdy zarejestrowany transport nieawizowany trafia do dedykowanego zestawienia w systemie, które pełni rolę cyfrowego rejestru takich zdarzeń. Tabela ta, podobnie jak inne moduły w Studio VSS.net, została zaprojektowana z myślą o maksymalnej przejrzystości i funkcjonalności. Użytkownik może w każdej chwili przeglądać historię nieplanowanych wjazdów, analizując dane według daty, kontrahenta czy numeru pojazdu. Informacje o tym, kto i kiedy dokonał zapisu, a także przypisany numer referencyjny, zapewniają pełną identyfikowalność każdego wpisu.

Zaawansowane funkcje w zasięgu ręki

Codzienną pracę z danymi ułatwiają standardowe, ale niezwykle przydatne funkcje tabelaryczne. Możliwość sortowania danych po dowolnej kolumnie, filtrowania według zaznaczonej wartości czy kopiowania zawartości komórek znacząco przyspiesza wyszukiwanie potrzebnych informacji. W razie potrzeby, całe zestawienie można w łatwy sposób wyeksportować do pliku Excel w celu przeprowadzenia bardziej zaawansowanych analiz lub przygotowania raportów dla zarządu. Te narzędzia sprawiają, że zarządzanie transportami nieawizowanymi przestaje być jedynie gaszeniem pożarów, a staje się procesem, który można mierzyć, analizować i optymalizować.

Kompleksowa dokumentacja każdego zdarzenia

Podobnie jak w innych częściach systemu, moduł „Transport nieawizowany” oferuje rozbudowane możliwości dołączania notatek i załączników. Pracownik rejestrujący wjazd może dodać ważne komentarze dla personelu magazynu lub dołączyć skan dokumentów dostarczonych przez kierowcę. Funkcje „Pliki” i „Załączniki” pozwalają na stworzenie kompletnego, cyfrowego archiwum dla każdego nieplanowanego zdarzenia, gromadząc w jednym miejscu zdjęcia, dokumenty PDF i inne istotne materiały. Dzięki temu, nawet po wielu miesiącach, można w łatwy sposób odtworzyć przebieg całego procesu i zweryfikować wszystkie szczegóły. To właśnie ta dbałość o kompletność i dostępność informacji sprawia, że system Studio VSS.net jest tak rewolucyjnym narzędziem w zarządzaniu logistyką.

Funkcje standardowe

Funkcje standardowe tabeli są dostępne zarówno w pasku narzędziowym ukrytym pod ikoną "hamburgera", jak i w menu kontekstowym, które jest wywoływane przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na tabeli.

Kopiuj tekst zaznaczonej komórki tabeli

Pozwala na skopiowanie zawartości zaznaczonej komórki tabeli i umieszczenie jej w schowku. Skopiowany tekst można następnie wkleić w innym miejscu.

Filtruj i sortuj

Filtruj dane w tabeli według wartości zaznaczonej komórki. Umożliwia filtrowanie danych w tabeli na podstawie wartości zaznaczonej komórki. Po wybraniu tej funkcji, tabela zostanie przefiltrowana, wyświetlając tylko wiersze zawierające wartość zaznaczonej komórki. Sortowanie natomiast pozwala na uporządkowanie danych według określonych kolumn w kolejności rosnącej lub malejącej, ułatwiając porządkowanie danych i znalezienie potrzebnych informacji.

Eksport danych do Excela

Pozwala na wyeksportowanie danych z tabeli do pliku Excel. Ten przycisk uruchamia proces eksportu, który umożliwia zapisanie danych tabeli w formacie XLSX lub XLS obsługiwanym przez program MS Excel.

Notatki (uwagi) do dokumentu

Dodawanie notatek jest przydatną funkcją, która umożliwia dodawanie dodatkowych informacji, komentarzy lub wyjaśnień do dokumentów magazynowych. Uwagi mogą być wykorzystywane do zapisywania istotnych informacji, wskazywania szczegółów lub udzielania wskazówek, co ułatwia zarządzanie danymi i zapamiętywanie istotnych informacji. Informacje te dostępne są w programie dla wszystkich użytkowników i mogą być wyświetlane na mobilnych kolektorach danych (skanerach). W ten sposób użytkownicy komunikują sobie ważne treści dotyczące operacji magazynowych i procesów przyjęcia, wydania, składowania czy inwentaryzacji.

Pliki

Dodawanie plików dokumentów pozwala na dołączanie plików, takich jak zdjęcia, dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne, itp., bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie. Ta funkcja umożliwia przechowywanie i udostępnianie dodatkowych materiałów związanych z danymi, co ułatwia organizację dokumentów w postaci drzewa katalogów. Fizycznie dla każdego dokumentu tworzony jest podkatalog (folder) gdzie gromadzone są pliki. Użytkownik może samodzielnie dodawać własne foldery gdzie zapisuje dowolne pliki skojarzone z danym dokumentem magazynowym.

Załączniki

Dodawanie załączników do dokumentów pozwala na dołączanie plików, takich jak zdjęcia, dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne, itp., bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie. Ta funkcja umożliwia przechowywanie i udostępnianie dodatkowych materiałów związanych z danymi, co ułatwia organizację dokumentów i zapewnia kompletność informacji w programie. W przeciwieństwie do funkcji PLIKI tutaj załączniki nie są organizowane w dodatkowe foldery, za to użytkownik może dodawać szybko załączniki metodą drag&drop.

Zdjęcia

Dodawanie zdjęć do dokumentów magazynowych umożliwia dołączanie obrazów bezpośrednio do rekordów w programie. Może to być przydatne na przykład w przypadku kartotek produktów, gdzie można przedstawiać zdjęcia produktów, wizualnie ułatwiając identyfikację i rozpoznawanie przedmiotów. Ponadto załączone zdjęcia do dokumentów mogą dokumentować sposób pakowania towaru, jakość otrzymanych dostaw itp.

Historia

Wyświetla zdarzenia zapisane w bazie danych pokazując skojarzone zapisy zmian dotyczące bieżące rekordu, dokumentu czy kartoteki. Może być to historia obrotów asortymentu, kontrahenta czy tez historia zmian danych w bazie.

Google Sites

Report abuse