Embedded Files
Spis treści
Księga gości historia
Księga gości historia
Zarządzanie ruchem osób na terenie firmy to nie tylko kwestia bieżącej kontroli i obsługi gości, ale również zdolność do analizy historycznych danych w celu poprawy bezpieczeństwa, optymalizacji procesów i wyciągania strategicznych wniosków. Tradycyjna, papierowa księga gości, poza swoimi oczywistymi wadami w codziennym użytkowaniu, jest praktycznie bezużyteczna jako źródło wiedzy historycznej. Próba odnalezienia w niej informacji o wizycie sprzed kilku miesięcy, stworzenia raportu o liczbie gości w danym kwartale czy przeanalizowania częstotliwości odwiedzin od konkretnego kontrahenta, jest zadaniem karkołomnym, jeśli nie niemożliwym. Brak dostępu do uporządkowanej i łatwo przeszukiwalnej historii wizyt to utracona szansa na cenne spostrzeżenia, które mogłyby realnie wpłynąć na funkcjonowanie firmy.
Właśnie dlatego nowoczesne, cyfrowe systemy do zarządzania obiektem, takie jak program Studio VSS.net, kładą tak duży nacisk na gromadzenie i udostępnianie danych historycznych. Dedykowana funkcjonalność „Księga gości historia” to potężne narzędzie analityczne, które przekształca archiwalne wpisy z prostych rekordów w strategiczne źródło informacji. Umożliwia ona nieograniczony wgląd w pełną historię ruchu osobowego na terenie zakładu, oferując przy tym zaawansowane możliwości filtrowania, sortowania i raportowania. Wdrożenie takiego rozwiązania pozwala firmie przejść od pasywnej rejestracji do aktywnego wykorzystywania danych w celu ciągłego doskonalenia.
Jak analiza historii wizyt może wzmocnić bezpieczeństwo i efektywność Twojej firmy?
Jak analiza historii wizyt może wzmocnić bezpieczeństwo i efektywność Twojej firmy?
Funkcjonalność "Księga gości historia" pozwala na wyświetlenie zestawienia dotyczącego historii wizyt na terenie obiektu, zakładu lub magazynu, które zostały odnotowane w księdze gości. Zestawienie to zawiera szczegółowe informacje o poszczególnych wizytach, takie jak:
Dzień - Data, w której odbyła się wizyta, jest reprezentowana w kolumnie "Dzień".
Wejście - Czas rozpoczęcia wizyty. Ta kolumna zawiera informację o godzinie, w której osoba zarejestrowana w księdze gości pojawiła się na terenie obiektu.
Wyjście - Czas zakończenia wizyty. W tej kolumnie znajduje się informacja o godzinie, w której osoba opuściła teren obiektu.
Kontrahent - Nazwa lub nazwa firmy, do której należy osoba odwiedzająca. Ta kolumna zawiera informacje o kontrahencie, z którym związana jest wizyta.
Imię i nazwisko - W tej kolumnie znajdują się dane osobowe osoby odwiedzającej, takie jak imię i nazwisko.
Uwagi - Kolumna "Uwagi" pozwala na dodawanie dodatkowych informacji lub uwag związanych z wizytą.
Nr przepustki - Numer przepustki, jeśli taka została wydana lub użyta w trakcie wizyty.
Dzięki tej funkcjonalności użytkownik może przejrzeć historię odwiedzin na terenie obiektu, a także uzyskać szczegółowe informacje dotyczące poszczególnych wizyt w księdze gości. To narzędzie może być bardzo przydatne w monitorowaniu ruchu osób na terenie obiektu, zapewnieniu bezpieczeństwa oraz generowaniu raportów związanych z historią wizyt.
Kolumny w tabeli
Kolumny w tabeli
Dzień - Kolumna "Dzień" zawiera datę odbycia się wizyty. Jest to typ danych "Date", a domyślna szerokość kolumny wynosi 100 pikseli.
Wejście - Kolumna "Wejście" zawiera informacje tekstowe (typ danych "Text") związane z czasem rozpoczęcia wizyty. Domyślna szerokość kolumny to 70 pikseli.
Wyjście - Kolumna "Wyjście" zawiera datę i godzinę zakończenia wizyty, reprezentowaną jako wartość typu "Calendar". Domyślna szerokość kolumny to 70 pikseli.
Kontrahent - W kolumnie "Kontrahent" znajdują się informacje tekstowe o nazwie kontrahenta lub firmy, do której odbyła się wizyta. Typ danych to "Text", a domyślna szerokość kolumny wynosi 200 pikseli.
Imię i nazwisko - Kolumna "Imię i nazwisko" zawiera informacje tekstowe o osobie odwiedzającej. Typ danych to "Text", a domyślna szerokość kolumny wynosi 200 pikseli.
Uwagi - Kolumna "Uwagi" pozwala na dodanie dłuższego tekstu związanych z wizytą. Jest to typ danych "Text", a domyślna szerokość kolumny to 400 pikseli.
Nr przepustki - Kolumna "Nr przepustki" zawiera informacje tekstowe o numerze przepustki, jeśli taka została użyta podczas wizyty. Typ danych to "Text", a domyślna szerokość kolumny to 100 pikseli.
Zapisał - Kolumna "Zapisał" zawiera informacje tekstowe o użytkowniku, który zapisał dane odnośnie wizyty. Typ danych to "Text", a domyślna szerokość kolumny to 150 pikseli.
Data zapisu - Kolumna "Data zapisu" przedstawia datę, kiedy dane zostały zapisane w systemie. Typ danych to "Date", a domyślna szerokość kolumny wynosi 150 pikseli.
Nr referencyjny - Kolumna "Nr referencyjny" zawiera informacje tekstowe o numerze referencyjnym wizyty lub przypisanym do niej dokumentu. Typ danych to "Text", a domyślna szerokość kolumny to 150 pikseli.
Kompletne archiwum wizyt jako fundament analizy i audytu
Kompletne archiwum wizyt jako fundament analizy i audytu
Głównym zadaniem funkcjonalności „Księga gości historia” jest zapewnienie użytkownikom dostępu do kompletnego, historycznego zestawienia wszystkich wizyt, które zostały zarejestrowane w systemie. W przeciwieństwie do bieżącego widoku księgi gości, który często ogranicza się do ostatnich 30 dni, moduł historyczny otwiera dostęp do całego, zgromadzonego przez lata archiwum. Każdy wpis w tym zestawieniu to szczegółowy i wielowymiarowy zapis pojedynczej wizyty, zawierający kluczowe informacje, które są nieocenione z perspektywy analizy, raportowania i audytu.
System skrupulatnie rejestruje i przechowuje takie dane jak dokładna data wizyty, godzina wejścia i wyjścia, imię i nazwisko gościa, nazwa reprezentowanej przez niego firmy oraz ewentualny numer wydanej przepustki. Co niezwykle ważne, każdy rekord zawiera również pola systemowe, takie jak informacja o użytkowniku, który dokonał wpisu, oraz precyzyjna data i godzina zapisu w bazie danych. Taka szczegółowość i transparentność tworzą niepodważalną ścieżkę audytową dla każdej wizyty, co jest absolutnie kluczowe w przypadku konieczności wyjaśnienia jakichkolwiek incydentów bezpieczeństwa, rozstrzygania sporów czy weryfikacji zgodności z procedurami.
Zaawansowane narzędzia analityczne przekształcają dane w wiedzę
Zaawansowane narzędzia analityczne przekształcają dane w wiedzę
Samo posiadanie archiwum danych to dopiero połowa sukcesu. Prawdziwa wartość historycznej księgi gości ujawnia się dzięki zaawansowanym narzędziom analitycznym, które program Studio VSS.net, rozwijany przez SoftwareStudio, oddaje w ręce użytkowników. Zestawienie historyczne, podobnie jak inne moduły systemu, jest w pełni interaktywne. Użytkownik może w prosty sposób sortować dane według dowolnej kolumny, na przykład porządkując wizyty chronologicznie, alfabetycznie według nazwisk gości czy grupując je według firm, które reprezentowali.
Jeszcze potężniejszą funkcją jest dynamiczne filtrowanie. Wystarczy kilka kliknięć, aby zawęzić ogromny zbiór danych do interesującego nas wycinka. Chcesz zobaczyć wszystkie wizyty z zeszłego roku związane z firmą X? A może potrzebujesz listy wszystkich osób, które odwiedziły dział marketingu w drugim kwartale? System dostarczy precyzyjną odpowiedź w ciągu kilku sekund. Możliwość eksportu dowolnego, przefiltrowanego widoku do pliku Excel otwiera z kolei nieograniczone możliwości tworzenia niestandardowych raportów, wykresów i analiz, które mogą stać się podstawą do podejmowania ważnych decyzji biznesowych, na przykład dotyczących renegocjacji umów z najczęściej korzystającymi z serwisu firmami zewnętrznymi.
Pełna dokumentacja każdej wizyty, nawet po latach
Pełna dokumentacja każdej wizyty, nawet po latach
Siła cyfrowego archiwum tkwi również w jego kompletności. Dzięki integracji z systemem zarządzania dokumentami, każdy historyczny wpis w księdze gości to nie tylko wiersz w tabeli, ale potencjalnie bogate repozytorium dodatkowych informacji. System VSS.net umożliwia dołączanie do każdej wizyty notatek, plików i zdjęć, które są trwale archiwizowane razem z głównym rekordem. Oznacza to, że nawet po kilku latach można bez problemu odtworzyć pełen kontekst danego zdarzenia.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której musimy wrócić do wizyty serwisowej sprzed dwóch lat. W tradycyjnym systemie bylibyśmy skazani na przeszukiwanie segregatorów w nadziei na odnalezienie papierowego protokołu. W programie VSS.net wystarczy odnaleźć odpowiedni wpis w historii księgi gości, aby uzyskać natychmiastowy dostęp nie tylko do podstawowych danych o wizycie, ale również do załączonego wówczas skanu protokołu, zdjęć wykonanej naprawy czy notatek z ustaleń poczynionych przez pracownika. Ta zdolność do przechowywania i łatwego odtwarzania pełnej, multimedialnej dokumentacji jest rewolucją w zarządzaniu informacją i bezpieczeństwem, która przynosi wymierne korzyści w postaci oszczędności czasu, redukcji ryzyka i zwiększenia profesjonalizmu w relacjach z otoczeniem.
Funkcje standardowe
Funkcje standardowe
Funkcje standardowe tabeli są dostępne zarówno w pasku narzędziowym ukrytym pod ikoną "hamburgera", jak i w menu kontekstowym, które jest wywoływane przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na tabeli.
Kopiuj tekst zaznaczonej komórki tabeli
Kopiuj tekst zaznaczonej komórki tabeli
Pozwala na skopiowanie zawartości zaznaczonej komórki tabeli i umieszczenie jej w schowku. Skopiowany tekst można następnie wkleić w innym miejscu.
Filtruj dane w tabeli według wartości zaznaczonej komórki. Umożliwia filtrowanie danych w tabeli na podstawie wartości zaznaczonej komórki. Po wybraniu tej funkcji, tabela zostanie przefiltrowana, wyświetlając tylko wiersze zawierające wartość zaznaczonej komórki. Sortowanie natomiast pozwala na uporządkowanie danych według określonych kolumn w kolejności rosnącej lub malejącej, ułatwiając porządkowanie danych i znalezienie potrzebnych informacji.
Pozwala na wyeksportowanie danych z tabeli do pliku Excel. Ten przycisk uruchamia proces eksportu, który umożliwia zapisanie danych tabeli w formacie XLSX lub XLS obsługiwanym przez program MS Excel.
Dodawanie notatek jest przydatną funkcją, która umożliwia dodawanie dodatkowych informacji, komentarzy lub wyjaśnień do dokumentów magazynowych. Uwagi mogą być wykorzystywane do zapisywania istotnych informacji, wskazywania szczegółów lub udzielania wskazówek, co ułatwia zarządzanie danymi i zapamiętywanie istotnych informacji. Informacje te dostępne są w programie dla wszystkich użytkowników i mogą być wyświetlane na mobilnych kolektorach danych (skanerach). W ten sposób użytkownicy komunikują sobie ważne treści dotyczące operacji magazynowych i procesów przyjęcia, wydania, składowania czy inwentaryzacji.
Dodawanie plików dokumentów pozwala na dołączanie plików, takich jak zdjęcia, dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne, itp., bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie. Ta funkcja umożliwia przechowywanie i udostępnianie dodatkowych materiałów związanych z danymi, co ułatwia organizację dokumentów w postaci drzewa katalogów. Fizycznie dla każdego dokumentu tworzony jest podkatalog (folder) gdzie gromadzone są pliki. Użytkownik może samodzielnie dodawać własne foldery gdzie zapisuje dowolne pliki skojarzone z danym dokumentem magazynowym.
Dodawanie załączników do dokumentów pozwala na dołączanie plików, takich jak zdjęcia, dokumenty PDF, arkusze kalkulacyjne, itp., bezpośrednio do odpowiednich rekordów w programie. Ta funkcja umożliwia przechowywanie i udostępnianie dodatkowych materiałów związanych z danymi, co ułatwia organizację dokumentów i zapewnia kompletność informacji w programie. W przeciwieństwie do funkcji PLIKI tutaj załączniki nie są organizowane w dodatkowe foldery, za to użytkownik może dodawać szybko załączniki metodą drag&drop.
Dodawanie zdjęć do dokumentów magazynowych umożliwia dołączanie obrazów bezpośrednio do rekordów w programie. Może to być przydatne na przykład w przypadku kartotek produktów, gdzie można przedstawiać zdjęcia produktów, wizualnie ułatwiając identyfikację i rozpoznawanie przedmiotów. Ponadto załączone zdjęcia do dokumentów mogą dokumentować sposób pakowania towaru, jakość otrzymanych dostaw itp.
Wyświetla zdarzenia zapisane w bazie danych pokazując skojarzone zapisy zmian dotyczące bieżące rekordu, dokumentu czy kartoteki. Może być to historia obrotów asortymentu, kontrahenta czy tez historia zmian danych w bazie.
Google Sites
Report abuse